A la hora de elegir los espacios para eventos y congresos es fundamental tener en cuenta una serie de aspectos. Aquí, te indico qué consideraciones conviene realizar para que la organización del evento sea un éxito.
El lugar que se elija para la celebración de un evento o congreso es tan importante que de ello puede depender el éxito o el fracaso del mismo. En los últimos años, me he especializado en todo lo necesario para que la organización de eventos sea exitosa. Son varios los puntos a tener en cuenta y aquí te resumo algunos:
- Número de personas. La sala o recinto tiene que considerar las personas que van a asistir porque pecar por exceso o por defecto puede dar una mala imagen que conviene evitar. Hay que calibrar bien el aforo de nuestro espacio. Parece que es una decisión que se puede tomar a la ligera, y a veces se sobredimensiona el espacio.
- Perfil socio-cultural. Este es, probablemente, uno de los puntos más complejos porque se trata de adaptar el lugar a las características del evento que deseamos realizar, poniendo el foco en un determinado público. (y no siempre se acierta, de hecho suele ser un error muy común).
- Infraestructura Tecnológica. Un básico para eventos corporativos. Hoy en día, no se debería preparar la organización de un evento corporativo o congreso sin tener en cuenta este punto.
- Servicios Adicionales. Cuando se celebre un evento, es importante que determinemos si únicamente vamos a ofrecer un servicio de coffee break, una barra de bar o, en cambio, la ideal es contar con un catering especializado. En función de las características, las necesidades de espacio serán diferentes, así como la cualificación del personal.
- Ubicación. El emplazamiento del lugar tiene que estar directamente relacionado con las expectativas de asistencia que se tengan. En cualquier caso, sí es importante que el emplazamiento cuente con infraestructuras viarias cercanas para facilitar la accesibilidad.
- Sostenibilidad en el espacio. Detrás de cada evento corporativo cada vez coge más peso aportar valor a la Responsabilidad Social Corporativa de la marca. Por eso, organizar un evento ligado a la sostenibilidad es muy importante a día de hoy. Hay que mirar con lupa cuestiones como la eficiencia energética del espacio, consumo de agua, iluminación del lugar, etc.
En breve, hablaré de cada uno de estos puntos de forma específica. ¿Hay algún punto que te cree más interés?
